[Luceed] Inventura i prijenos početnog stanja - upute za Luceed

Preporučeni postupak za izradu Inventure i prijenos skladišnog početnog stanja u sljedeću godinu:

1. Kontrole prije inventure

Kao preduvjet za inventuru potrebno je:

• završiti sa unosom skladišnih dokumenata do datuma inventure (ulazni dokumenti, izlazni dokumenti, povrati (reversi), kalkulacije)
• za maloprodaje: provjeriti da li su svi dani zatvoreni, usporediti saldo Knjige popisa sa stanjem zalihe (Stanje MPC)
• svi međuskladišni izlazi po kojima je roba zaprimljena trebaju biti preuzeti u međuskladišne ulaze
• ne preporuča se unos novih skladišnih dokumenata i računa sa datumom inventure, jer će naknadnim ažuriranjem stanja i ti dokumenti biti uzeti u stanje

 

2. Kreiranje inventurne liste (Skladište > Inventura)

Kreiranje inventurne liste pokrećete kroz Izbornik > Dodaj, nakon čega se otvara prozor u koji se unose potrebni podaci o inventuri (datum inventure, naziv i skladište).

Slika 1: Kreiranje inventurne liste

Kreiranje inventurne liste je završeno kada se pojave artikli u listi i kada za sve artikle Luceed izračuna PNC na datum inventure (100% na grafičkom prikazu).

 

3. Ispis inventurne liste (Lista za upisivanje količina)

Ispis inventure pokreće se preko funkcije Izbornik > Ispis. Na ispisu se pojavljuju stupci koje je korisnik postavio na ekranu (ispis nema zadanu formu, korisnik prilagođava stupce svojim potrebama).

Preporuka prije ispisa liste:

• Inventurnu listu sortirajte po jednom ili više stupaca za lakšu pretragu artikala (po šifri, nazivu, grupi artikala, robnoj marci...)
• Možete ukloniti stupce s financijskim i/ili količinskim podacima.
• Također možete izvući stupac "Prazno" koji vam može poslužiti za upis prebrojane količine artikala.

 

4. Unos prebrojanog stanja u inventuru

Nakon prebrojavanja stanja zalihe unos podataka u listu može se raditi preko dokumenta prebrojavanja ili unosom podataka direktno preko inventurne liste.

Naša je preporuka svim korisnicima, a posebice korisnicima s većim skladištima gdje više ljudi istovremeno vrši brojanje zalihe, da koriste dokumente prebrojavanja.

 

4.1. Preko dokumenata prebrojavanja

Slika 2: Dokument prebrojavanja

Unos zalihe preko dokumenata prebrojavanja omogućava vam:

• paralelni unos više dokumenata prebrojavanja odjednom, što znači da svaki djelatnik može unijeti svoju listu izbrojanih artikala
• evidenciju redoslijeda brojanja (ukoliko se jedan artikl nalazi na više pozicija u skladištu/trgovini, vezanjem dokumenata zbraja se stanje dotičnog artikla sa svih unesenih listi)
• dokumentima prebrojavanja imate evidenciju po pojedinim listama brojanja.

Postupak je sljedeći:

• Unos podataka
• Kroz opciju Skladište > Unos skladišta odaberete skladište za koje se radi inventura i unose se „Dokumenti prebrojavanja“ (ako je korisnik već radio inventuru na ovaj način, moguće je da se dokument zove drugačije, npr. „Brojanje inventure“ ili „Prebrojavanje“ i isti se može koristiti umjesto navedenog. Ako ni jedan od tih dokumenata ne postoji, potrebno ga je unijeti preko opcije Matični podaci > Skladišni dokumenti s parametrima kako je objašnjeno u Dodatku na Slici 3.
• U dokument „Prebrojavanje“ podaci se mogu unositi i preko barkod čitača (očitavanje šifre, *za količinu - isto kao na unosu računa). Da bi se aktivirala ova mogućnost, treba u dokumentu „Prebrojavanje“ u kartici „Dodatno“ uključiti opciju „Unos barcodeom“.

Slika 3: Dokument prebrojavanja - Dodatne postavke > Unos barcodeom

• Povezivanje podataka
• kada su dokumenti prebrojavanja uneseni, potrebno ih je povezati na inventuru preko opcije Inventura > Izbornik > Dodaj dokumente prebrojavanja
• Ažuriranje stanja u inventuri
• podatak „Stanje inventure“ potrebno je automatski ažurirati kroz opciju Inventura > Izbornik > Ažuriranje po vezanim dokumentima; u stupcu „Količina“ u inventurnoj listi sumirat će se izbrojane količine sa svih vezanih dokumenata prebrojavanja
• Ako se nakon ažuriranja napravi ispravak bilo kojeg podatka u dokumentima prebrojavanja (dodavanje stavke, izmjena stavke, izmjena količine i slično), treba ponoviti postupak ažuriranja!

Napomena:
prilikom izvođenja postupka Povezivanja i Ažuriranja treba paziti da bude označena ispravna inventurna lista u popisu inventura.

 

4.2 Unos iz pregleda inventure

Pokreće se preko opcije Inventura > Izbornik > Izmjena (ili F3) na odgovarajućoj inventurnoj listi.

Sam unos može se raditi na tri načina:

1. odabirom šifre artikla
• u polje „Artikl“ na dnu liste unijeti šifru (utipkavanjem ili preko barkod čitača)
• pritiskom na Enter program automatski evidentira +1 komad u koloni „Količina“ (praktično kod djelatnosti gdje su komadno male zalihe pojedinog artikla ili ako se cijela inventura radi pomoću barkod čitača)
2. odabirom šifre artikla i unosom količine
• nakon unosa artikla u dnu liste desno se u polje „količina“ upisuje popisana količina artikla (za ovu opciju u zaglavlju inventure treba uključiti „unos količine“)
3. direktnom izmjenom količine
• podatak o količini se unosi upisivanjem u kolonu „Količina“ u inventurnoj listi (za ovu opciju u zaglavlju inventure treba uključiti „dozvoli direktnu izmjenu“; ako je sve ispravno postavljeno kolona „Količina“ postaje žute boje).

Napomena:
Ako unos na istoj listi radi više djelatnika (na različitim računalima) količine se ne zbrajaju nego prepisuju jedna preko druge (u ovom slučaju obavezno je korištenje dokumenta prebrojavanja, kako je opisano pod 4.1.).

 

5. Izmjena dokumenata prebrojavanja

Ukoliko se uoče razlike između stvarnog stanja na skladištu i količine unesene preko dokumenata prebrojavanja, izmjene obavezno radite na samim dokumentima prebrojavanja, a nikako izravno u inventuri!

Nakon svake izmjene dokumenata prebrojavanja potrebno je u Inventuri ponovno pokrenuti ažuriranje po vezanim dokumentima.

 

6. Ispravak knjigovodstvenog stanja zalihe

Ukoliko se tijekom unosa inventure (a prije knjiženja!) uoče razlike na knjigovodstvenom stanju zalihe (neproknjiženi dokumenti, nezatvoreni dani u maloprodaji i slično) potrebno je:

• napraviti ispravak pogrešnih podataka (unijeti novi ili ažurirati stari dokument, zatvoriti dan u maloprodaji, ispraviti kalkulaciju i slično)
• u opciji Inventura preko opcije Izbornik > Osvježi stanje zalihe izvršiti ažuriranje stupca „Stanje“, a time će se ažurirati i svi ostali stupci Stanja i Razlike.
• Po potrebi mogu se ažurirati i prosječne nabavne cijene inventure opcijom „Ažuriraj PNC za inventuru“ iz izbornika.

 

7. Knjiženje razlika i prijenos početnog stanja

Nakon unosa podataka potrebno je izvršiti knjiženje razlike inventure kako bi se stanje na skladištu svelo na stvarno stanje (viškovi, manjkovi...) i prenijelo stanje u sljedeću godinu. Odabirom opcije Inventura > Izbornik > Knjiženje - višak, manjak, PS moguće je istovremeno knjižiti u odabrane skladišne dokumente podatke kako slijedi:

• Inventurne razlike ili
• odvojeno dokument Višak i Manjak
• Početno stanje kao knjigovodstveno stanje zalihe ili
• Početno stanje prema stvarnom inventurnom stanju (prebrojane količine).

Preporuka za knjiženje u slučaju postojanja inventurnih razlika je da odaberete odvojeno knjiženje viška i manjka (dokumente Višak i Manjak, a ne Inventurnu razliku) zbog uvida u financijsku vrijednost viška i manjka odvojeno što je potrebno u knjigovodstvene svrhe.

Slika 4: Knjiženje inventure

Tip knjiženja početnog stanja korisnik odabire samostalno, uz napomenu da knjiženje po knjigovodstvenoj vrijednosti isključuje knjiženje razlika uopće.

Potrebno je postaviti dokument PS u odgovarajućoj kućici.

 

8. Potvrda odabira

Nakon postavljanja potrebnih dokumenata opcijom Izbornik > Snimi pokreće se knjiženje.

Napomene vezano za automatski kreirane dokumente:

• Svi dokumenti zadani u ovoj opciji automatski se knjiže po tipu cijene pripadajućeg skladišnog dokumenta
• Početno stanje bit će preneseno u dva dokumenta početnog stanja (jedan sa količinama početnog stanja, a drugi za evidenciju prosječne nabavne cijene artikala bez stanja)
• Za maloprodaju se na temelju maloprodajne vrijednosti dokumenta Početno stanje automatski snima stavka Početno stanje u Knjigu popisa
• Automatski kreirani dokumenti zaključani su za ručne izmjene

Za pomoć oko definicije skladišnih dokumenata pogledajte sljedeće tri slike.

Slika 5: Dokument za knjiženje manjka

Slika 6: Dokument za knjiženje viška

Slika 7: Dokument Početnog stanja

 

Napomena za maloprodaje:

Ukoliko knjižite dokumente i prenosite početno stanje maloprodajnih skladišta, prije potvrde obavezno provjerite da li je za dokument PS u opciji „Dodatne postavke“ uključena opcija „Prijenos maloprodajne vrijednosti u Knjigu popisa“.

Slika 8: Dodatne postavke kod definicije skladišnih dokumenata

 

Napomena za knjiženje po knjigovodstvenom stanju:

Ako se prenosi početno stanje po knjigovodstvenom (zatečenom) stanju, program neće dozvoliti prijenos ako postoje stavke s negativnom količinom.

U tom slučaju treba:

• napraviti potrebne ispravke (dodatni ulaz koji nedostaje, dokument za zamjenu šifre ili drugi potreban ispravak)
• ažurirati stanje zalihe u inventurnoj listi i
• ponovno pokrenuti prijenos početnog stanja

 

9. Provjera podataka

Nakon uspješnog knjiženja inventure, za provjeru podataka odjavite se iz programa i prijavite u godinu u koju je knjiženo početno stanje.

U pregledu skladišnih dokumenata pojavit će se dva dokumenta Početno stanje. Prvim dokumentom preneseno je stanje zalihe, a s drugim PNC za artikle bez stanja.

Provjerite da li je vrijednost početnog stanja za maloprodajna skladišta prenesena u Knjigu popisa (ako nije potrebno je unijeti stavku ručno).

 

ZAVRŠNE NAPOMENE:

1. Nakon svake naknade izmjene u godini u kojoj se radi inventura potrebno je u inventuri ažurirati stanje zalihe i po potrebi ažurirati PNC.
2. Ponovno knjiženje Inventure u PS zbog eventualnih izmjena prepisat će staro početno stanje.
3. Ukoliko imate uključenu kontrolu odlaska u minus dok ne prenesete početno stanje program će vam javljati poruku „Nemate dovoljnu količinu proizvoda na skladištu“. U slučaju da je uključena zabrana odlaska u minus prenesite knjigovodstveno početno stanje kako biste omogućili nesmetan rad. Nakon završetka inventure prenesite ponovno početno stanje.